Steeds meer overheden hebben een inwonerpanel. Het beheer daarvan vergt niet alleen veel (vaste) tijd, er komen ook tal van vragen bij kijken. Hoe haak je vakafdelingen bijvoorbeeld goed aan? Hoe voorkom je bijvoorbeeld dat ze vandaag op de stoep staan met een vragenlijst die ‘morgen uit moet’? En hoe zorg je ervoor dat de vragen die men bedacht heeft, goed aansluiten bij de beleving van inwoners? Hoe houd je leden van het inwonerpanel betrokken? Zeven tips:

Maak een jaarplanning

De eerste tip is simpel: maak een jaarplanning. Alle kans dat deze niet in de organisatie aanwezig is. Behalve bij de griffie misschien: als die een raadsagenda heeft, is dat een kadootje. Haal alle nieuwe plannen en visies er uit en zet die per maand in een planning. Voeg er ook de geplande publiekscampagnes - over isoleren, zonnepanelen, ondermijning, afvalscheiding etc ect – voor 2023 aan toe! Elke publiekscampagne is namelijk gebaseerd op aannames over wat inwoners wel of niet weten, doen of vinden. Dat kun je mooi toetsen vóórdat je het bureau brieft of zelf aan de slag gaat. Met de jaarplanning in de hand kun je gaan sturen: bij te drukke periodes, kun je een enquête naar oren of naar achter schuiven naar een periode waarin juist radiostilte te zien is. Is er geen raadsagenda te vinden? Dan zul je zelf een planning moeten maken. De aanpak is die van de prioriteitenkalender in de methodiek ‘Communiceren met focus’.

Bandbreedte voor inwoners

Het nieuwe plan of de nieuwe visie moet natuurlijk niet al helemaal af zijn. Als inwoners niks meer te zeggen hebben op de kleur van de spreekwoordelijke stoeptegel na, valt er niks te betrekken. Er moet dus ècht ruimte zijn voor inwoners om wat te vinden. Sterker nog, inwoners kun je betrekken bij diverse randvoorwaarden van een plan of visie zelf. Dat geeft goed zicht op de voors en tegens van randvoorwaarden. Of laat zien dat een randvoorwaarde overbodig is als de organisatie het op een andere manier aanpakt.

Vragenlijst die aansluit op beleving inwoners

Een vragenlijst mag nooit zonder check van communicatie of onderzoek naar buiten. Niet omdat beide disciplines over de heilige graal beschikken, maar omdat ervaring met (onderzoek onder) inwoners helpt om te voorkomen dat inwoners onbegrijpelijke vragen krijgen. Een vragenlijst moet a) vooral kort zijn, b) normale woorden gebruiken en een logische opbouw hebben. Belevingsvragen, behoeftevragen en urgentievragen spelen een belangrijke rol. Ook open vragen zijn nodig om de uitkomsten van gesloten vragen te kunnen duiden.

Verspreid de vragenlijst ook buiten het panel

Een inwonerpanel is niet representatief, hoe goed diverse leeftijdsgroepen, wijken/dorpen en mannen en vrouwen er ook in vertegenwoordigd zijn. Een panel bestaat namelijk vooral uit overheidsbetrokkenen, zo’n 20% tot 25% procent van de bevolking. Driekwart van de bevolking valt daar buiten – met name mensen uit het stille midden. Je voorkomt uitsluiting door de vragenlijst óók te verspreiden via bijvoorbeeld social media (met een betaalde advertentie), lokale media (persbericht met QR-code naar de vragenlijst) en sleutelfiguren in de gemeenschap (kort bericht met link naar de vragenlijst). Verspreiding buiten het panel via deze kanalen kan ook een uitkomst zijn als alternatief voor periodes waarin de panelleden overvraagd dreigen te worden.

Controleer of alle groepen voldoende vertegenwoordigd zijn

Controleer in elke peiling of belangrijke groepen voldoende vertegenwoordigd zijn. Kijk hierbij in elk geval naar de aanwezigheid van jongeren en ouderen, verschillende wijken en dorpen en mannen en vrouwen. Elke peiling laat daar een andere verdeling in zien – óók als deze groep in het panel wel goed vertegenwoordigd zijn. Sommige thema’s trekken bijvoorbeeld meer mannen aan dan vrouwen, of vice versa. Daarnaast zijn er leeftijdseffecten: coronapeilingen bijvoorbeeld werden door jongeren op ene gegeven moment gemeden.

Als de scheefheid stevig is, bijvoorbeeld 40% vrouw en 60% man, zorg dan voor correctie om tot meer evenredige resultaten te komen. Vaak doet dat de afdeling onderzoek, of anders het bureau dat je inhuurt.

Geïnformeerd wachten

Laat weten wanneer de resultaten van de enquête beschikbaar komen. Mensen kunnen best even wachten, als ze maar weten wanneer ze de uitkomsten kunnen verwachten. Meld ook wat de organisatie gaat doen met, dus wanneer het nieuwe plan of project klaar is en wat mensen daarna kunnen verwschten. Hiermee geef je invulling aan het principe van ‘geïnformeerd wachten’.

Zorg voor voldoende aanwas, maar voorkom dubbelingen

Als je de enquête buiten het panel verspreidt, vraag dan meteen of mensen lid willen worden van het panel. Alle kleine beetjes helpen, ook al omdat er in de loop van de tijd ook leden van het panel weer afzeggen of komen te overlijden. Let er hierbij op dat iemand zich maar één keer kan aanmelden. Voor dat je het weet, duikt een lokale journalist of raadslid op de ‘misstand’ dat mensen zich ongelimiteerd kunnen aanmelden. Check je ledenbestand dus regelmatig op dubbelingen en haal die er subiet uit.

Inwonerpanel? We ontzorgen je graag!

Hebben jullie ook een inwonerpanel of burgerpanel? Besteed je dat uit of willen jullie onderdelen uitbesteden? Graag doen we een concurrerend aanbod! Onze diensten bevatten onder meer:

Beheer van het digipanel
Scrums voor het maken van vragenlijsten
Het programmeren, uitzetten en presenteren van de resultaten
Bijhouden van de website
Maken van een jaarplanning
Advies en begeleiding

Meer weten? Of even sparren over de mogelijkheden?
Vul dan onderstaand contactformulier in en we maken snel een afspraak.

Blogs