‘Leeft het onder bevolking, kleeft het aan de gemeente?’
/
“‘Leeft het onder bevolking, kleeft het aan de gemeente?’
TamTam biedt zicht op wat speelt in de gemeente Woerden”
De gemeente Woerden zit dicht op het nieuws. Drie keer per week maakt afdeling Communicatie een TamTam: een samenvatting op twee pagina’s van wat mensen en media zeggen in en over de gemeente. Zo houden ze zicht op wat speelt in de samenleving.
TamTam Woerden
Het is een compacte weergave van berichtgeving in online en offline media in de afgelopen 48 uur. Janneke Doornebal (strategisch communicatieadviseur) maakte hiervoor zes jaar geleden een plan. Sindsdien werkt Woerden met een TamTam.
‘Meer grip op opkomende kwesties’
Het is meer dan een nieuwsbrief of knipselkrant, vertelt Janneke. ‘De TamTam geeft zicht op opkomende uitdagingen. Het toont waarover wordt gesproken in Woerden en duidt wat dit voor de gemeente betekent. Zo krijgen we meer grip op hoe het beleid en de communicatie van de gemeente landen.’
Selectie en duiding
Met een stevige set criteria wordt geselecteerd welke berichten in de TamTam, komen, aldus Janneke. ‘De kern is: Leeft het onder de bevolking? Kleeft dit aan de gemeente, of kan het gaan kleven? Is het communicatiespeerpunt van de gemeente? Is het antwoord overal Nee, dan is het niet relevant genoeg. Zo filteren we en houden we de TamTam compact. Het moet op twee pagina’s passen.’
‘Leeft het onder de inwoners. Kleeft het aan de gemeente?’
De TamTam verschijnt elke maandag, woensdag en vrijdag. Hij wordt bij toerbeurt gemaakt door een clubje van zes communicatiemedewerkers. Communicatieadviseur Laura Neuteboom maakt ‘em op maandag. ‘Dat kost zo’n 4 uur, doordat het weekendnieuws erbij zit. Die van woensdag en vrijdag zijn in 3 uur klaar’, weet Laura. ‘Meestal staan er zo’n 1 à 2 hoofdartikelen centraal en 10 tot 12 kleine artikelen die worden samengevat. Daarbij duiden we waar het om gaat, of het raakt aan een communicatief speerpunt en waarom het een belangrijk bericht is. En geven we communicatieadvies voor vervolgstappen.’
Janneke Doornebal (L) en Laura Neuteboom (R)
Zo stond in een TamTam deze duiding bij berichten over het collegebesluit om een brug toch niet aan te leggen: “Het is positief om te lezen dat - ook nu het stof wat is neergedaald - stakeholders het inhoudelijk eens zijn met de stevige beslissing van het college. Opvallend is wel dat inwoners tot nu toe niet veel aan het woord komen. Voor de komende tijd is het van belang om de wensen en behoeften van stakeholders zo veel mogelijk mee te nemen in de afronding van het project.”
Stand up
Janneke: ‘Aart Paardekooper hielp bij de opzet en trainde ons in het maken van de TamTam. Hij heeft ook TamTams van andere gemeenten laten zien. We werken met een vast sjabloon. Dat kun je zo overnemen. Hoe je de TamTam vervolgens vult en inzet dat is maatwerk.’
‘Het sjabloon kun je zo overnemen. De inzet is maatwerk’
Laura: ‘Op de dag van verschijnen bespreken we om 11:30 uur het concept in een stand up met het communicatieteam. Daarbij zijn ook de mensen van webredactie en het Telefonisch Informatiepunt. Soms haken andere collega's aan, bijvoorbeeld omgevingsmanagers of wijkambtenaren. We bespreken of er nog zaken missen en welke duiding we geven. Als ‘ie klaar is komt de TamTam op intranet en mailen we hem ook naar een aantal collega’s, zoals omgevingsmanagers. En de TamTams staan altijd op de collegeagenda.’
Bronnen
De bronnen worden verzameld met Spotler Engage, een tool die onlineberichten scant en binnenhaalt. Met hulp van Aart is daarvoor een zoekopdracht ontwikkeld. Over die bronnen is soms discussie, aldus Janneke: ‘Geef je dan niet bovenmatige aandacht aan de hardste roepers? Mis je zo niet het stille midden? We benadrukken altijd dat het een signaleringsinstrument is. Wat er in staat is niet per se de hele waarheid. Deze signalen kunnen we vinden en oppakken. En uiteraard kunnen wij en onze collega’s dat aanvullen met hun signalen. Onze ervaring leert dat we 9 van de 10 latente problemen via deze online-kanalen opvangen.’
‘We pikken zo’n 9 van de 10 latente problemen op’
Laura: ‘Zo voorkomen we dat kleine issues uitgroeien tot iets groots. Soms nemen wij zelf op basis van de TamTam contact op met een collega, maar meestal is de betrokken communicatieadviseur al bij de stand up en pakt die het verder op. Zo waren er een paar weken voor Oud en Nieuw online opeens veel vragen over afgesloten vuilnisbakken. Die waren afgesloten om te voorkomen dat ze opgeblazen werden door vuurwerk, maar dit bleek nog niet gecommuniceerd te zijn. Dat werd toen snel op onze website en social media gemeld.’
Beleidsinstrument
Janneke: ‘Het is nu vooral een instrument dat Communicatie gebruikt om te adviseren aan bestuur en organisatie waar de gemeente wel of niet omgevingssensitief handelt. En veel eerder in te grijpen als het fout dreigt te gaan. Zo draagt het ook bij aan het communicatiever maken van de gemeente.’
‘Het maakt de gemeente communicatiever’
‘We hopen dat beleid er ook zelf meer mee aan de slag gaat,’ vult Laura aan. ‘Zodat het ook voor de rest van organisatie een beleidsinstrument wordt. Dat is nog wel een zoektocht. Het college is enthousiast. Dat helpt.’
Meerwaarde
Laura: ‘En we kunnen laten zien dat het werkt. Al meerdere keren hebben we signalen over potentieel gevoelige kwesties kunnen meegeven aan collega’s en bestuurders, die daarmee proactief met inwoners in overleg konden gaan.’
‘Een efficiënt hulpmiddel’
Janneke: ‘Wij zien zeker de meerwaarde, maar soms is er intern een aarzeling. Soms stelt een beleidsmedewerker dat een bericht feitelijk niet klopt. Dat kan zo zijn, maar het is gewoon een beeld dat leeft in de samenleving en waar je wat mee moet. En sommigen vinden de TamTam niet zo nodig, meestal collega’s die zelf al goed zicht houden op social media en de samenleving. Dat is prima, maar voor veel collega’s is dit een efficiënt hulpmiddel waarin alle actuele signalen, in en over de gemeente worden samengebracht.’
Scherp blijven
‘We moeten goed opletten wat we opnemen en hoe we het duiden. Het moet een goed product blijven’, stelt Janneke. ‘We houden elkaar daarin scherp. Anders wordt het na verloop van tijd alsnog een knipselkrant en verliest het zijn waarde. Het maken is een klus, maar de echte uitdaging zit in het organiseren van het werk erachter. Stap voor stap vergroten we het nut en het gebruik.’